“Выросли на 20% за три месяца”: как автоматизация влияет на работу компании

Для чего компании внедряют цифровые технологии и можно ли это сделать собственными силами? В чем могут возникнуть сложности и что меняется после автоматизации бизнеса?  Про это рассказали Александр Павлов, директор компании по продаже и монтажу оборудования для отопления и водоснабжения “АйХит Инжиниринг”, и Дарья Щербакова, специалист по внедрению агентства интернет-маркетинга ADENA.

Отдать автоматизацию в хорошие руки

– В основном мы работаем с В2С клиентами. Компания небольшая, 17 человек. В зависимости от сезона мы выполняем 80-100 заказов в месяц – от разработки проекта до монтажа и технического обслуживания систем отопления. Бесплатной СRM мы пользовались еще с 2018 года. Это было не централизовано – часть менеджеров пользовалась CRM для себя, часть нет. Со временем нужно было систематизировать работу всей компании и нам понадобился расширенный функционал, поэтому мы перешли на платный тариф. Приоритетной задачей стала организация удаленной работы сотрудников компании, контроль за эффективностью менеджеров по продажам и автоматизация процессов внутри CRM “Битрикс24”. Также нужно было подключить чат-бот и разные мессенджеры для общения с клиентами в “одном окне”.

Еще мы хотели оптимизировать рутинную работу менеджеров, чтобы в одной системе были и клиенты, и возможность сделать документы. До этого сотрудникам приходилось вручную переносить документацию из 1С в сделку каждого клиента в CRM. К тому же была цель лучше контролировать процессы, в том числе удаленно, и избегать потери заказов и лидов.



Мы решили не разбираться в настройках всех нужных модулей самостоятельно и обратились к специалистам, которые сделают это наверняка.
 

Какие задачи стояли перед интегратором:
 

1. Настроить онлайн-чат, Viber, Telegram, Instagram для общения с клиентами 24/7, а также интегрировать CRM  в наш сайт для сбора лидов в одной системе.

2. Настроить воронку продаж для увеличения эффективности работы с клиентами. При этом для нас было важно, чтобы руководители могли  контролировать работу сотрудников на каждом этапе сделки.

3. Автоматизировать документооборот с помощью создания шаблонов счетов.

4. Соединить CRM «Битрикс24» и 1С для автоматизации полного цикла работ – обмен счетами, синхронизация контактов клиентов для ведения клиентской базы, работа в одном окне.

5. Около 50% наших клиентов сразу звонят, если им нужна наша помощь. Поэтому нам важно было настроить запись звонков и их автоматическое сохранение в карточке того клиента, который позвонил.
 

– Наша студия с 2016 года помогает клиентам делать веб-сайты, чат-боты и занимается внедрением CRM. Перед стартом любого внедрения, работу можно сравнить со сбором анамнеза болезни. Мы делаем аудит бизнес-процессов компании, общаемся с руководством и линейными сотрудниками, выясняем, что же в организации «болит» больше всего. Александр шел на контакт и делился всей нужной информацией, а такая личная вовлеченность руководителя в процесс во многом определяет успех проекта.
 

Основные настройки сделали за 2 недели, больше времени ушло на подключение 1С. Для удобства работы с 1С и CRM и ускорения процесса внедрения мы использовали встроенный в “Битрикс24” готовый модуль интеграции “Бэкофис 2.0”.

Процесс внедрения проходил в несколько этапов:

Этап 1. Базовые настройки

• Создали структуру компании, добавили сотрудников и распределили их по отделам.

• В соответствии с отделом, в котором работает сотрудник, определили права доступа к элементам CRM.

Этап 2. Онлайн-чат
 

Для получения заявок от клиентов заказчик использует Viber, Telegram, Instagram, а также электронную почту. При обращении клиента в открытую линию на сайте автоматически создается лид, который формирует клиентскую базу на портале “Битрикс24”. Заявки от клиентов с почты необходимо выгружать в CRM вручную для фильтрации.

 

 

Этап 3. Автоматизация работы

• Для упрощения работы с документами создали специальные шаблоны счетов для физических и юридических лиц. В них из карточки сделки автоматически подтягивается список и стоимость товаров.

• Для соединения CRM с 1С использовали специальный модуль «Бэкофис 2.0». Эта интеграция позволила экспортировать печатные формы документов в ленту новостей «Битрикс24», работать с 1С из одной формы, хранить готовые документы 1С в реестре печатных документов и прикреплять их к сделкам в CRM, а также выполнять поиск клиентов из 1С в «Битрикс24». 

 Этап 4. Обучение

Мы провели обучение для ключевых сотрудников компании. Теперь вопросами, связанными с CRM, занимается специалист по 1С (за ответами на сложные вопросы заказчик обращается к нам). 

За несколько часов обучения, по словам специалиста, его жизнь «разделилась на ДО и ПОСЛЕ».

Руководство компании также прошло курс обучения по работе с порталом в роли администратора. Оперативно отслеживать все процессы удаленно можно в мобильной версии системы. 

Результаты:

• После подключения чат-бота и мессенджеров для общения с клиентами в “одном окне” за три месяца работы  количество заявок у клиента выросло на 35 %. Теперь заказы не теряются и автоматически формируются в лид.

• С помощью шаблона счетов и интеграции с 1С каждый специалист экономит до 2 часов рабочего времени в день.

• Благодаря CRM руководитель «АйХит» уже 6 месяцев работает удаленно, контролируя работу компании. При этом продажи выросли на 20% по сравнению с предыдущим периодом. 

За последние 3 месяца использования CRM:

Новых заявок: +35%

Экономия времени каждого менеджера: ~144ч
Рост продаж: +20%

Диана Каленик